Metodología
Cinco etapas.
Una decisión
en cada una.
El método existe para una sola cosa: que en cada etapa quede claro qué se está decidiendo, con qué información y quién lo aprueba. Las cinco etapas se apoyan en las cuatro del trabajo original de VASAK (diagnóstico, diseño, implementación y acompañamiento), con la medición separada como etapa propia porque es la que más se saltea.
Etapa 01
Diagnóstico
Entender la operación como funciona, no como está documentada.
La decisión de esta etapa Qué se ataca primero. Casi nunca es lo más visible.
Qué analizamos
- Procesos reales, incluyendo los pasos que se hacen por fuera del sistema.
- Estado de los datos: completitud, duplicación y consistencia.
- Uso efectivo del software instalado.
- Canales de contacto y dónde se pierde la trazabilidad.
Qué entregamos
- Mapa del proceso actual con tiempos y puntos de fricción.
- Medición del estado de los datos, por campo y por origen.
- Lista de oportunidades ordenada por esfuerzo y por impacto.
Etapa 02
Diseño
Definir el alcance antes de tocar nada.
La decisión de esta etapa Qué queda dentro y, sobre todo, qué queda fuera.
Qué analizamos
- Qué se resuelve con configuración y qué exige desarrollo.
- Qué integraciones son necesarias y cuáles pueden esperar.
- Qué riesgos tiene el cambio y cómo se vuelve atrás.
Qué entregamos
- Propuesta con alcance, etapas y criterios de aceptación.
- Diseño funcional de los procesos nuevos.
- Definición de las métricas que van a decir si funcionó.
Etapa 03
Implementación
Construir e integrar, por partes que se puedan usar.
La decisión de esta etapa Cuándo cada parte pasa a producción y con qué salida de emergencia.
Qué analizamos
- Impacto de cada cambio sobre la operación en curso.
- Calidad de los datos que van a alimentar lo nuevo.
Qué entregamos
- Los procesos configurados, integrados y probados.
- Documentación de lo que se cambió y por qué.
- Ambiente de prueba para que el equipo se equivoque sin costo.
Etapa 04
Adopción
Que el equipo lo use. Sin esto, lo anterior no existe.
La decisión de esta etapa Qué se corrige en la herramienta y qué se corrige en el proceso.
Qué analizamos
- Uso real en las primeras semanas, por persona y por función.
- Qué se esquiva y por qué.
Qué entregamos
- Capacitación sobre los casos concretos de la empresa.
- Material de consulta corto, para el momento de la duda.
- Ajustes al sistema según cómo trabaja el equipo de verdad.
Etapa 05
Medición
Comparar contra el punto de partida y seguir ajustando.
La decisión de esta etapa Si el siguiente paso justifica una nueva etapa o no.
Qué analizamos
- Las métricas definidas en la etapa 02, contra la medición inicial.
- Qué quedó sin resolver y qué apareció nuevo.
Qué entregamos
- Comparación antes y después, sobre lo que se midió al principio.
- Lista de ajustes priorizada.
Constantes
Cinco cosas que valen en todas las etapas.
Siguiente paso
Empecemos por medir.
Un diagnóstico no compromete a implementar nada. Sirve para saber en qué estado están los datos, qué rinde el software actual y qué procesos justifican automatizarse.