CB · Servicio
Gestión de cobranzas con trazabilidad
Ordenar el proceso de cobro: a quién se contacta primero, por dónde, qué se le dice, qué contestó y qué pasó después.
El punto de partida
Se cobra. Lo que no queda es el rastro.
La cobranza es el proceso donde la falta de registro cuesta plata de forma directa. Se llamó, pero no está anotado. Se prometió pagar el viernes, pero nadie lo cargó. Llegó el comprobante por WhatsApp y quedó en el chat de una persona. Se reclamó dos veces a quien ya había pagado. Cada uno de esos huecos es un cobro que se atrasa o un cliente que se enoja con razón.
Señales de que pasa acá
- La gestión avanza por WhatsApp y no queda asentada.
- Se reclama a quien ya pagó.
- Las promesas de pago no se registran y nadie las controla.
- El comprobante llega y tarda días en imputarse.
- No se sabe qué parte de la cartera se trabajó esta semana.
Demostración
Un caso, de punta a punta
Cada etapa tiene una forma típica de fallar, y todas terminan igual: plata que se atrasa o un cliente al que se le reclama de más. Por eso cada una deja asiento.
Qué pasa
Se ordena por monto, antigüedad y posibilidad real de contacto.
Dónde falla
Se trabaja por orden alfabético y se gasta el día en casos incobrables.
Qué queda registrado
Con qué criterio se ordenó y qué quedó sin tocar.
Qué pasa
Sale por el canal que corresponde al tramo, dentro del horario permitido.
Dónde falla
Se insiste fuera de horario o con una frecuencia que rompe la relación.
Qué queda registrado
Canal, hora, resultado y quién gestionó.
Qué pasa
Queda pegada al deudor, no al teléfono de quien gestionó.
Dónde falla
Vive en el WhatsApp personal del gestor. Si se va, se va con él.
Qué queda registrado
El intercambio completo, asociado al caso.
Qué pasa
La promesa de pago se carga con fecha y monto.
Dónde falla
Se acuerda de palabra, nadie la carga y nadie la controla al vencer.
Qué queda registrado
Monto, fecha comprometida y quién la tomó.
Qué pasa
Llega el comprobante y se valida contra el sistema antes de darlo por bueno.
Dónde falla
Se da por pagado con una foto y el importe no coincide.
Qué queda registrado
Comprobante, monto leído y resultado de la validación.
Qué pasa
Se aplica al saldo y el caso se cierra.
Dónde falla
Se aplica tarde y se sigue reclamando a quien ya pagó.
Qué queda registrado
Fecha de imputación y saldo antes y después.
Qué pasa
Si la promesa no se cumple, el caso vuelve a la cola con su historia.
Dónde falla
Vuelve a la cola sin historia y se lo trata como si fuera el primer contacto.
Qué queda registrado
Cuántas veces volvió y qué se intentó cada vez.
El trabajo
Qué hacemos
El objetivo no es contactar más: es contactar mejor, dejar registro y no repetir esfuerzo.
Marco de trabajo
Lo que no se negocia
La cobranza toca dos cosas sensibles: la relación con el cliente y sus datos personales. Un proceso de cobranza bien diseñado también es uno que respeta horarios de contacto, frecuencia razonable y el derecho de la persona a pedir que no la contacten más. Eso se configura y se registra, no se deja al criterio de cada gestión.
- Horarios y frecuencia de contacto definidos y aplicados por el sistema.
- Baja de contacto que efectivamente frena los envíos.
- Registro de cada gestión, con quién la hizo.
- Trato uniforme, independiente de quién atienda.
Para quién es
Encaja bien en
- Empresas con cartera propia y gestión interna de cobranzas.
- Áreas de crédito y cobranzas sin trazabilidad de las gestiones.
- Organizaciones que cobran por varios canales sin registro unificado.
Cuándo tiene sentido
El momento suele ser
- Cuando no se puede reconstruir qué se hizo con un deudor.
- Cuando el comprobante tarda más en imputarse que en llegar.
- Cuando la cartera crece y el equipo no.
Siguiente paso
Empecemos por medir.
Un diagnóstico no compromete a implementar nada. Sirve para saber en qué estado están los datos, qué rinde el software actual y qué procesos justifican automatizarse.
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